Zum Inhalt springen
Optivice
Optivice Exams

Prüfungsplanung, optimiert.

Aus Ihren Daten entsteht ein vollständiger Prüfungsplan – in Rekordzeit, fehlerfrei und nachweislich vorteilhafter für alle Beteiligten.

Pläne in der Praxis
Konfliktfrei
Prüfungsverteilung oder Raumauslastung
Optimal
bis zum ersten Plan
Minuten
Demo anfragen
Prüfungsplanung, optimiert.

Für wen wir bauen

Massgeschneidert für Bildungsinstitute

Optivice Exams ist die ideale Lösung für anspruchsvolle Koordinatoren, die hunderte Prüfungen und tausende Anmeldungen jonglieren müssen.

  • Universitäten & Fachhochschulen

    Höchste Komplexität mit parallelen Studiengängen, Wahlfächern und dezentralen Räumen effizient meistern.

  • Berufsschulen & Gymnasien

    Kombinierte Stunden- und Prüfungspläne unter Berücksichtigung von Lehrbetrieben und Schulferien erstellen.

  • Sprachschulen & Zertifizierungsstellen

    Flexible Einzeltage mit festen Experten und Verfügbarkeiten im Handumdrehen optimal verteilen.

Ihre Vorteile

Was Optivice Exams für Sie tut

Fünf Punkte, die im Planungsalltag den Unterschied machen.

  • Effizienter Prozess

    Das systematische Vorgehen und die automatische Generierung verkürzen zeitraubende Abstimmungszyklen um ein Vielfaches.

  • Bestmögliche Pläne

    Optimale Prüfungskombinationen mit maximaler Vorbereitungszeit zwischen den Terminen für alle Studierenden.

  • Volle Kontrolle

    Manuelle Modifikationen sind jederzeit möglich – die Optimierungs-Engine berät Sie live.

  • Klare Visualisierung

    Intuitive Kalender- und Belegungsansichten für alle Planer und Beteiligten.

  • Messbare Qualität

    Analysieren Sie die Güte Ihres Prüfungsplans anhand von transparenten KPIs und Reportings.

Aus der Praxis

Bewährt an der OST Ostschweizer Fachhochschule

Seit 2021 vertraut der Campus Rapperswil-Jona der OST in jeder Prüfungssession auf die softwaregestützte Planung von Optivice. Was früher Wochen dauerte, wird heute in wenigen Minuten berechnet. In der Praxis ging die Fehleranfälligkeit nachweislich gegen Null, während der administrative Zeitaufwand drastisch minimiert wurde.

  • 1'500+

    Studierende pro Semester

  • 200+

    Komplexe Prüfungen

  • 10'000+

    Anmeldungen pro Semester

  • < 1 h

    bis zum ersten durchführbaren Plan

Algorithmus im Hintergrund

Intelligente Optimierung Ihrer Pläne

Optivice Exams bewertet in Sekundenschnelle Millionen von Kombinationsmöglichkeiten. Der Algorithmus stellt sicher, dass alle harten Kriterien eingehalten werden, während weiche Wünsche bestmöglich berücksichtigt werden.

  • Automatische Erkennung und Vermeidung von Terminkonflikten
  • Optimierung der Raumbelegung unter Berücksichtigung von Kapazitäten und Ausrüstung
  • Maximierung der Pausenzeiten für Studierende über ganze Prüfungsperiode
Intelligente Optimierung Ihrer Pläne

Mehrwert für alle

Nachweislich besser für alle Beteiligten

  • Studierende

    Faire Prüfungspläne mit optimaler, konfliktfreier Verteilung über gesamte Dauer der Prüfungsperiode. Auch bei speziellen Fächer-Kombinationen.

  • Lehrende

    Automatische Berücksichtigung individueller Abwesenheiten und Verfügbarkeitsfenster.

  • Administration

    Extreme Zeitersparnis, fehlerfreie Pläne und reibungslose Kollaboration auf einer Plattform. Transparente Qualitäts-Kontrolle.

  • Raum-Koordinatoren

    Optimale Ressourcenauslastung und problemlose Vermeidung von Raumengpässen.

Seit dem Einsatz des automatisierten Prüfungsplaners sind negative Rückmeldungen und Reklamationen von unseren Studierenden auf ein absolutes Minimum gesunken.

Verantwortlicher Prüfungsplaner

Prüfungsorganisation · Schweizer Fachhochschule

Ablauf

So funktioniert es

  1. Daten erfassen

    Prüfungen, Räume, Aufsichten und Studierende – per Excel-Import, CSV oder API. Validierung inklusive.

  2. Kriterien definieren

    Bedingungen (z. B. keine Doppelbuchungen, Raumkapazitäten) und Wünsche (z. B. Pausen, ausgewogene Belastung) festlegen.

  3. Optimieren

    Optivice Exams erstellt einen Plan, der alle Bedingungen erfüllt und die Wünsche bestmöglich berücksichtigt – in Minuten.

  4. Bewerten & anpassen

    KPIs prüfen, manuell justieren – jede Änderung wird anhand der Kriterien überprüft.

  5. Veröffentlichen

    Plan fixieren, exportieren (PDF, iCal, CSV), kommunizieren, archivieren.

Häufige Fragen

  • Wie integriert sich Optivice Exams in unsere IT?

    Wir bieten Imports aus Excel, CSV und API. Exports in die gängigen Formate (PDF, iCal, XLSX, CSV) sind Standard. Spezifische Integrationen besprechen wir gerne im Demo-Termin.

  • Wie lange dauert die Einführung?

    Typischerweise 4–8 Wochen vom Kick-off bis zur ersten produktiv geplanten Session – abhängig von Datenqualität und Komplexität der eigenen Kriterien.

  • Werden unsere Daten sicher gespeichert?

    Ja, das Hosting erfolgt in der Schweiz. Die Datenverarbeitung entspricht dem Schweizer revDSG und der EU-DSGVO.

  • Was kostet Optivice Exams?

    Der Preis hängt von Studierendenzahl, Sessions pro Jahr und Integrationsumfang ab. Wir machen Ihnen nach dem Demo-Termin gerne eine Offerte.

  • Was passiert, wenn sich Daten kurzfristig ändern?

    Sie können die Optimierung jederzeit neu starten. Der Algorithmus kann dabei alle freien Termine flexibel neu anordnen, um das beste Ergebnis zu erzielen – manuell fixierte Slots bleiben unverändert.

Möchten Sie Ihren Planungsprozess nachhaltig vereinfachen?

Lassen Sie sich in einer unverbindlichen Online-Demo zeigen, wie Optivice Exams Ihre Daten verarbeitet und optimierte Pläne erstellt.

Demo anfragen